C’est dans cette perspective qu’une rencontre régionale consacrée à la gestion des documents d’activité et des archives des collectivités locales à l’ère de la transformation numérique a été organisée hier à l’Institut national de formation des personnels des collectivités locales « Rachid Mehrazi« , cette rencontre est initiée par la Direction générale des Archives nationales, relevant de la présidence de la République, en coordination avec le ministère de l’Intérieur, des Collectivités locales et des Transports.
La rencontre s’est déroulée en présence du directeur général des Archives nationales, Mohamed Bounaâma, du directeur des archives et de la documentation auprès du ministère de l’Intérieur, le wali d’Oran, des membres de la commission de sécurité, ainsi que des secrétaires généraux des wilayas d’Oran, de Mostaganem, de Chlef et de Relizane et de plusieurs cadres représentant différentes wilayas.
UN RECENSEMENT DES ARCHIVES HISTORIQUES ANTÉRIEURES À 1962
Le directeur général des Archives nationales, Mohamed Bounaâma, a souligné que la gestion des documents d’activité et des archives constitue un fondement de la prise de décision et de la transparence administrative. Il a precisé que la transformation numérique ne peut aboutir sans une organisation rigoureuse du patrimoine documentaire et sans sa protection conformément aux normes en vigueur. Le responsable a annoncé le lancement des travaux d’élaboration d’une cartographie globale et d’un inventaire précis des archives conservées au niveau des collectivités locales.
Une attention particulière est accordée aux documents historiques antérieurs à 1962, dont le recensement doit permettre de mieux connaître les fonds disponibles et de constituer des instruments de référence pour leur consultation et leur valorisation. Ce chantier présente un intérêt particulier pour les grandes villes historiques, notamment Oran, Alger et Constantine, qui conservent des documents témoignant des différentes périodes de l’organisation admi nistrative du pays. L’objectif est de mieux identifier ces fonds, de structurer leur classement et de disposer d’une base documentaire permettant de préserver la mémoire des institutions algériennes.
Le directeur général a également souligné l’importance de cet inventaire dans la perspective de la récupération des archives nationales et des documents retraçant l’histoire de l’Algérie conservés à l’étranger. La connaissance précise des fonds existants constitue, à cet égard, une étape importante pour identifier les documents recherchés et renforcer les démarches visant à préserver le patrimoine archivistique national. Le programme repose sur deux axes complémentaires. Le premier concerne les archives historiques, à travers leur recensement et leur référencement.
Le second porte sur l’organisation des archives administratives au sein des wilayas et des communes, avec la mise en place d’outils informatiques destinés à établir un état des lieux des structures, des moyens disponibles et des besoins en personnel. L’objectif est de construire une stratégie nationale fondée sur des méthodes harmonisées, des procédures communes et une meilleure coordination entre les administrations.
Des concertations sont notamment menées avec les ministères des Finances et du Travail et de l’Emploi, ainsi qu’avec la Direction générale de la Fonction publique, afin d’identifier les insuffisances organisationnelles et de renforcer les compétences nécessaires à cette évolution.
NEUF RENCONTRES RÉGIONALES AVANT DES ASSISES NATIONALES
Ces travaux s’inscrivent dans un programme de neuf rencontres régionales, qui doivent aboutir à des assises nationales réunissant les principaux responsables concernés, notamment les walis, les responsables des collectivités locales et les chefs de service. Ces échanges devront permettre de formuler des recommandations pour améliorer la gestion des archives et définir une vision commune à l’échelle nationale.
Le directeur général des Archives nationales a également rappelé les avancées enregistrées au niveau central. Une journée d’étude organisée le 28 mai 2024 avec les secrétaires généraux des ministères et des organismes consultatifs avait permis d’engager un travail sur les tableaux de gestion et les modèles de procédures destinés à mieux encadrer le cycle de vie des documents administratifs. Intervenant à cette occasion, le wali d’Oran a souligné l’importance stratégique de la gestion des documents et des archives dans un contexte marqué par les profondes mutations de l’administration publique.
Il a estimé que la transformation numérique constitue désormais un levier essentiel pour améliorer les performances des services administratifs et rapprocher davantage l’administration du citoyen. Pour Ibrahim Ouchane, les archives ne se limitent plus à la conservation des documents et à leur consultation en cas de besoin. Elles représentent une composante fondamentale de la mémoire institutionnelle et un élément déterminant pour assurer la continuité du service public, tout en protégeant les droits de l’administration et des citoyens.
Les documents produits par les collectivités locales retracent, en effet, les différentes étapes du développement des territoires. Ils conservent la trace des décisions prises, des projets réalisés, des programmes engagés et des actions menées par les institutions. À ce titre, ils constituent une source essentielle d’information pour les responsables publics et un support indispensable à la préparation des décisions administratives. Le wali a ainsi insisté sur la nécessité de dépasser les méthodes traditionnelles de gestion documentaire pour s’orienter vers un système moderne reposant sur la numérisation, le classement méthodique et la conservation électronique.
Cette évolution doit également garantir l’intégrité des documents, leur fiabilité et leur accessibilité, dans le respect des dispositions légales et réglementaires en vigueur. Il a notamment rappelé que la numérisation ne consiste pas uniquement à convertir des documents papier en fichiers électroniques. Elle suppose une nouvelle approche de la gestion documentaire, qui encadre toutes les étapes de la vie d’un document, depuis sa création jusqu’à sa circulation entre les services, son exploitation et son archivage définitif. Cette transition exige, selon lui, une coordination renforcée entre les différents secteurs et organismes concernés, ainsi qu’une harmonisation des pratiques au sein des collectivités locales. Le renforcement des compétences des personnels, leur formation aux nouveaux outils et l’investissement dans les technologies modernes constituent également des conditions essentielles à la réussite de cette démarche.
Le premier responsable de la wilaya a, par ailleurs, mis en avant les retombées attendues de la numérisation des archives, notamment la réduction des délais d’accès à l’information, la limitation des risques de perte ou de détérioration des documents, l’optimisation des espaces de stockage et la facilitation des échanges entre les services. Autant d’améliorations susceptibles de rendre la gestion administrative plus efficace et plus transparente. Il a assuré que la wilaya d’Oran accorde une attention particulière à ce processus, à travers les efforts déployés pour accompagner la politique nationale de modernisation de l’administration et favoriser une utilisation plus efficace des nouvelles technologies.
La rencontre a ainsi été présentée comme une occasion de confronter les expériences de terrain, d’identifier les difficultés rencontrées par les services concernés et de dégager des recommandations concrètes. À travers cette démarche, les pouvoirs publics ambitionnent de faire de la gestion documentaire un véritable instrument de modernisation administrative. La constitution de bases de données, l’amélioration des conditions de conservation et la facilitation de l’accès aux documents doivent contribuer à une exploitation plus efficace des informations détenues par les collectivités locales.
Au-delà de l’enjeu technologique, la réforme vise ainsi à préserver la mémoire administrative et historique du pays, tout en dotant les institutions d’outils plus performants pour assurer leurs missions. La réussite de ce processus dépendra notamment de la coordination entre les différents acteurs, de la qualité de l’inventaire des fonds existants et de la capacité des administrations locales à adopter durablement de nouvelles pratiques de gestion.
✍️ Ziad M
